Título: Especialista en datos e informes de subvenciones
Depende de: Director de Subvenciones
Departamento y ubicación: San Francisco
Puesto a tiempo completo
El Instituto de Inmigración del Área de la Bahía se fundó en 1918, y su misión es acoger, educar y servir a los inmigrantes, refugiados y sus familias cuando se incorporan a la comunidad y contribuyen a ella. El IIBA presta servicios jurídicos de inmigración, educación cívica y de inglés, y otros servicios en toda el Área de la Bahía, así como a través de sus esfuerzos de colaboración con proveedores de servicios locales y regionales. El IIBA ofrece un entorno de trabajo orientado al equipo, colegiado y colaborativo. Nos enorgullecemos de ofrecer un servicio excelente a nuestros clientes, y sabemos que nuestra organización funciona gracias al trabajo duro y la dedicación de nuestros apasionados empleados.
En el IIBA tenemos una visión clara: ser el lugar donde una mezcla diversa de personas con talento quieran venir, quedarse y hacer su mejor trabajo. La dedicación del IIBA a promover la diversidad, el multiculturalismo y la inclusión se refleja en el trabajo que realizamos. Estamos comprometidos con la equidad y creemos profundamente en el valor de la diversidad de raza, orientación sexual, identidad de género, religión, etnia, origen nacional y todas las demás maravillosas características que nos hacen humanos.
Resumen del puesto
El Especialista en Datos e Informes de Subvenciones es responsable de apoyar el ciclo de vida completo de la administración de subvenciones y subcesionarios mediante la gestión precisa de datos, la elaboración de informes y la supervisión del cumplimiento. Esta función prepara y presenta los informes requeridos a los financiadores, mantiene datos y documentación de subvenciones de alta calidad y garantiza el cumplimiento de los requisitos y plazos de financiación. Trabajando en estrecha colaboración con los socios del programa, las finanzas y los subcesionarios, el puesto apoya el seguimiento financiero, la facturación, las auditorías y la supervisión continua del rendimiento para garantizar unas operaciones de subvención eficaces y conformes.
Funciones y responsabilidades
Responsabilidades básicas
- Preparar y presentar los informes requeridos a los financiadores de acuerdo con los plazos y directrices establecidos.
- Gestionar los datos, los informes y la documentación de la subvención y del subcesionario
- Garantizar el cumplimiento de los requisitos de financiación, los plazos y las obligaciones de información
- Coordinar la comunicación con el personal y las entidades subdonatarias para apoyar la presentación de informes y resolver discrepancias
- Apoyar el seguimiento financiero, la facturación y el proceso de auditoría en colaboración con el departamento financiero y los subdonatarios.
Datos e informes
- Supervisar la integridad de los datos, los informes y el seguimiento del rendimiento de la subvención y el subcesionario
- Preparar oportunamente informes recurrentes (mensuales, trimestrales, etc.) y ad hoc sobre gastos, resultados de programas y métricas de rendimiento.
- Analizar los datos del programa para identificar y apoyar la toma de decisiones y la mejora del rendimiento del programa
- Realiza comprobaciones periódicas de control de calidad para garantizar la exactitud, la integridad y el cumplimiento de los requisitos de financiación.
- Apoyar el control de calidad de los datos y los planes de trabajo de rendimiento y ayudar a resolver los problemas que afecten al rendimiento del contrato de subvención.
- Apoya las auditorías y conciliaciones cuando sea necesario
Operaciones y Coordinación
- Coordinar la comunicación con el personal y los subcesionarios para garantizar que reciben una asistencia completa, lo que incluye responder a las consultas y proporcionar la información solicitada.
- Supervisar los plazos de presentación de informes, los requisitos de cumplimiento y las obligaciones de los subcesionarios
- Mantener registros organizados de los acuerdos de subvención, adjudicaciones, seguros y documentación relacionada.
- Gestionar los procesos de facturación, cobro y reembolso para que sean precisos y puntuales.
- Proporcionar formación y apoyo al personal del programa y a los subcesionarios sobre gestión de datos, requisitos de información y protocolos, bajo la orientación y el apoyo del supervisor.
- Mantente informado de los cambios en las normativas y directrices sobre subvenciones.
- Apoya las mejoras de los procesos y las necesidades generales del equipo de subvenciones
- Realizar todas las demás tareas que sean necesarias y/o que indique el supervisor
Cualificaciones
- Experiencia y comodidad en el uso de Excel, incluidas las funciones avanzadas
- Excelente atención a los detalles
- Buena capacidad de comunicación
- Gran capacidad para trabajar tanto de forma independiente como en equipo.
- Familiaridad con los servicios jurídicos de inmigración
- Compromiso con los valores y la misión del IIBA
Cualificaciones deseadas
- Familiaridad con cualquier CRM
- Familiaridad con Microsoft 365 o capacidad demostrada para aprender nuevas aplicaciones/software
- Experiencia en el uso de tablas dinámicas, VLOOKUPs, validación de datos en Excel
Salario/Beneficios
En aras de la transparencia salarial, el rango salarial para Especialista en Datos e Informes de Subvenciones oscila entre 60.000 y 80.000 dólares. Si eres contratado en el IIBA, tu retribución salarial final se determinará en función de factores como tus aptitudes, formación y/o experiencia y ubicación geográfica. Además de estos factores, creemos en la importancia de la equidad salarial y consideramos la equidad interna de los miembros actuales de nuestro equipo como parte de cualquier oferta final. Ten en cuenta que la horquilla mencionada anteriormente es la horquilla salarial completa para el puesto. No sería habitual contratar al máximo de la horquilla para permitir un crecimiento salarial futuro y continuado. También ofrecemos un generoso paquete de prestaciones – información adicional más abajo.
El IIBA ofrece un generoso paquete de prestaciones de tipo cafetería, entre cuyos elementos se incluyen:
- Plan de jubilación 403(B) igualado por el empresario: hasta un 5% de aportación del empresario
- Seguros: Salud, dental, vida, visión, quiropráctica y acupuntura. Cuentas de reembolso antes de impuestos para gastos médicos y de dependencia.
- Vacaciones: dos (2) semanas de vacaciones acumuladas al año con un aumento cada año.
- Baja por enfermedad, incluida la baja por enfermedad familiar retribuida
- Vacaciones: 10 Vacaciones pagadas al año
- Permiso parental retribuido
Nota: Este puesto ofrece un horario híbrido flexible.
Los solicitantes de empleo en Estados Unidos deben tener una autorización de trabajo que no requiera actualmente ni en el futuro el patrocinio de un visado de autorización de empleo en Estados Unidos.
Para solicitarlo: Envía una carta de presentación y un currículum vitae a iibayareahire@iibayarea.org
Por favor, incluye el título del puesto en el asunto.
Para más información sobre el IIBA, consulta nuestra página web: www.iibayarea.org. Puesto abierto hasta que se cubra.
Esta descripción pretende describir la naturaleza general y el nivel del trabajo que realizan las personas asignadas a este puesto. No pretende incluir todas las funciones y responsabilidades.
El orden en que se enumeran las obligaciones y responsabilidades no es significativo. Debido a la necesidad de seguir respondiendo a las necesidades de nuestros clientes y a las operaciones de nuestra Agencia, las responsabilidades pueden modificarse en cualquier momento.
El IIBA recluta, emplea, forma, compensa y promociona independientemente de su raza, religión, color, nacionalidad, sexo, discapacidad, edad, condición de veterano y otros estatus protegidos, tal y como exige la legislación aplicable. Las personas que reciben servicios en nuestros programas tienen derecho a estar libres de acoso, represalias y a ajustes razonables para discapacidades cualificadas.