Título: Asistente administrativo ejecutivo
Depende de: Director ejecutivo
Departamento y Ubicación: Oficina de San Francisco
El Instituto de Inmigración del Área de la Bahía se fundó en 1918, y su misión es acoger, educar y servir a los inmigrantes, refugiados y sus familias cuando se incorporan a la comunidad y contribuyen a ella. El IIBA presta servicios jurídicos de inmigración, educación cívica y de inglés, y otros servicios en toda el Área de la Bahía, así como a través de sus esfuerzos de colaboración con proveedores de servicios locales y regionales. El IIBA ofrece un entorno de trabajo orientado al equipo, colegiado y colaborativo. Nos enorgullecemos de ofrecer un servicio excelente a nuestros clientes, y sabemos que nuestra organización funciona gracias al trabajo duro y la dedicación de nuestros apasionados empleados.
En el IIBA tenemos una visión clara: ser el lugar donde una mezcla diversa de personas con talento quieran venir, quedarse y hacer su mejor trabajo. La dedicación del IIBA a promover la diversidad, el multiculturalismo y la inclusión se refleja en el trabajo que hacemos. Estamos comprometidos con la equidad y creemos profundamente en el valor de la diversidad de raza, orientación sexual, identidad de género, religión, etnia, origen nacional y todas las demás maravillosas características que nos hacen humanos.
Resumen del puesto:
El puesto de asistente administrativo ejecutivo se encarga de apoyar al director ejecutivo y de prestar apoyo adicional al director de desarrollo en iniciativas concretas, como el evento anual de recaudación de fondos de la IIBA, la «Noche de la comedia por los derechos de los inmigrantes». El candidato ideal sabrá trabajar en equipo y será una persona con iniciativa, muy organizada y capaz de establecer prioridades, con un gran sentido de la responsabilidad y buenas habilidades de comunicación oral y escrita. Es una gran oportunidad para un asistente administrativo con experiencia profesional y conocimientos tecnológicos.
Las funciones y responsabilidades incluyen:
- Actúa como enlace administrativo del director ejecutivo con la Junta Directiva del IIBA, lo que incluye levantar actas de las reuniones, organizar las reuniones, distribuir y gestionar los documentos de la Junta, y mantener actualizada la información de la misma.
- Coordinar y llevar la agenda del director ejecutivo.
- Actuar como punto de contacto principal para el director ejecutivo en todo lo relacionado con las comunicaciones, la correspondencia y la documentación correspondiente.
- Organiza y mantén todas las comunicaciones, la documentación y los informes en la carpeta de la unidad compartida, según corresponda.
- Presentar solicitudes de reembolso, conciliar la cuenta de la tarjeta de crédito y gestionar las facturas y los recibos del director ejecutivo.
- Busca formas nuevas y eficaces de crear procesos de trabajo que ayuden a aprovechar al máximo el tiempo del director ejecutivo.
- Apoyar proyectos puntuales para el equipo directivo
- Prestar apoyo administrativo al departamento de Desarrollo en iniciativas y eventos clave; se requiere disponibilidad algunos fines de semana y por las tardes.
- Forma parte del equipo de Desarrollo de forma colaborativa y ofrece apoyo o ayuda cuando sea necesario.
- Introduce en Salesforce los datos del departamento de desarrollo, como donaciones, información de contacto y otros detalles importantes.
- Realiza otras tareas según sea necesario.
Cualificaciones:
- Más de 2 años de experiencia prestando apoyo administrativo a la alta dirección y/o al departamento de desarrollo.
- Excelentes habilidades organizativas: gran atención al detalle y precisión.
- Dominio demostrado de Microsoft Office, incluyendo Word, Excel y PowerPoint; se valorarán los conocimientos básicos de Salesforce
- Tengo experiencia en rendir cuentas a la dirección y en trabajar con información confidencial.
- Buenas habilidades de comunicación oral y escrita.
- Capacidad para hacer varias cosas a la vez y gestionar eficazmente prioridades que entran en conflicto.
- Capacidad para aprender y aplicar las políticas y procedimientos del IIBA.
- Tienes conocimientos tecnológicos y eres capaz de aprender a manejar nuevos sistemas de forma rápida y eficaz.
- Me gusta trabajar en equipo, pero también soy capaz de ser muy eficaz por mi cuenta.
- Una persona con visión de futuro, que busca activamente oportunidades y propone soluciones.
- Capacidad demostrada para manejar información confidencial o sensible con madurez y discreción.
- Es imprescindible tener sentido del humor.
- Compromiso con los valores y la misión del IIBA.
Salario/Beneficios:
En aras de la transparencia salarial, el rango salarial para este puesto oscila entre 70 000 y 90 000 dólares. Si te contratan en IIBA, tu salario final se determinará en función de factores como tus habilidades, tu formación y/o tu experiencia, así como tu ubicación geográfica. Además de esos factores, creemos en la importancia de la igualdad salarial y tenemos en cuenta la equidad interna entre los miembros actuales de nuestro equipo a la hora de hacer cualquier oferta definitiva. También ofrecemos un generoso paquete de prestaciones; más información a continuación.
El IIBA ofrece un generoso paquete de prestaciones de tipo cafetería, entre cuyos elementos se incluyen:
- Plan de jubilación 403(B) con aportación equivalente de la empresa: hasta un 4 % de aportación por parte de la empresa
- Seguros: Salud, dental, vida, visión, quiropráctica y acupuntura. Cuentas de reembolso antes de impuestos para gastos médicos y de dependencia.
- Cuenta de reembolso de gastos de transporte y aparcamiento, antes de impuestos.
- Vacaciones: dos (2) semanas de vacaciones acumuladas al año con un aumento cada año.
- Días festivos: 13 al año
Los nuevos empleados deben trabajar en la oficina 4 días a la semana durante los tres primeros meses de su empleo en el IIBA. Este periodo es crucial para la incorporación, formación e integración en la cultura del IIBA. Después del periodo inicial de tres meses, los nuevos empleados pueden optar a la transición a un horario de trabajo híbrido, sujeto a la aprobación de su supervisor, las necesidades de la oficina y de acuerdo con las políticas del IIBA.
Los solicitantes de empleo en Estados Unidos deben tener una autorización de trabajo que no requiera actualmente ni en el futuro el patrocinio de un visado de autorización de empleo en Estados Unidos.
Para presentar tu candidatura: envía una carta de presentación y tu currículum a iibayareahire@iibayarea.org. Por favor, incluye el título del puesto en el asunto del correo electrónico.
Para más información sobre el IIBA, echa un vistazo a nuestra web: www.iibayarea.org. El puesto estará abierto hasta que se cubra.
Esta descripción del puesto pretende describir la naturaleza general y el nivel del trabajo que realizan las personas asignadas a este puesto. No pretende incluir todas las obligaciones y responsabilidades. El orden en que se enumeran los deberes y responsabilidades no es significativo. Debido a la necesidad de seguir respondiendo a las necesidades de nuestros clientes y a las operaciones de nuestra Agencia, las responsabilidades pueden modificarse en cualquier momento.
El IIBA es una organización de servicios y empleadora sin ánimo de lucro y no discriminatoria. No discriminamos por motivos de raza, color, nacionalidad, religión, sexo, edad, orientación sexual o discapacidad. Las personas que reciben servicios en nuestros programas tienen derecho a no sufrir acoso ni represalias y a ajustes razonables en caso de discapacidad cualificada.