Título: Auxiliar Administrativo
Jornada completa; Puesto no exento
Depende del: Director regional de North Bay
Ubicación: Napa
El Instituto de Inmigración del Área de la Bahía se fundó en 1918, y su misión es acoger, educar y servir a los inmigrantes, refugiados y sus familias cuando se incorporan a la comunidad y contribuyen a ella. El IIBA presta servicios jurídicos de inmigración, educación cívica y de inglés, y otros servicios en toda el Área de la Bahía, así como a través de sus esfuerzos de colaboración con proveedores de servicios locales y regionales. El IIBA ofrece un entorno de trabajo orientado al equipo, colegiado y colaborativo. Nos enorgullecemos de ofrecer un servicio excelente a nuestros clientes, y sabemos que nuestra organización funciona gracias al trabajo duro y la dedicación de nuestros apasionados empleados.
En el IIBA tenemos una visión clara: ser el lugar donde una mezcla diversa de personas con talento quieran venir, quedarse y hacer su mejor trabajo. La dedicación del IIBA a promover la diversidad, el multiculturalismo y la inclusión se refleja en el trabajo que hacemos. Estamos comprometidos con la equidad y creemos profundamente en el valor de la diversidad de raza, orientación sexual, identidad de género, religión, etnia, origen nacional y todas las demás maravillosas características que nos hacen humanos.
Resumen del puesto:
El objetivo principal del Asistente Administrativo es proporcionar apoyo administrativo al programa jurídico de inmigración del IIBA en North Bay. El Asistente Administrativo garantizará el buen funcionamiento de la oficina y ayudará a mejorar los procedimientos y las operaciones diarias.
Responsabilidades del puesto:
- Responsable de las tareas de copia, archivo, correo, escaneado y cobro de tasas de la oficina, según se le asignen.
- Responder a las llamadas entrantes, recepción en persona; ayudar en las comunicaciones continuas con los clientes en persona, por teléfono y por correo.
- Participa en talleres de procesamiento en grupo.
- Responsable del correo, la introducción de datos y la programación de citas.
- Gestionar las operaciones de la oficina, incluyendo TI, ordenadores y equipos de comunicaciones, proveedores y consultores de TI, suministros y equipos, procedimientos de franqueo y envío, contenido del sitio web de la agencia.
- Realización de traducciones de documentos español/inglés, y coordinación entre el personal y los traductores voluntarios en relación con solicitudes de traducción de mayor envergadura.
- Gestiona la entrada de datos de los voluntarios en Salesforce.
- Proporcionar apoyo administrativo con recibos de honorarios y depósitos, caja chica, hojas de horas, documentación de personal y RRHH, en estrecha coordinación con la oficina central del IIBA.
- Asistir con documentos legales, cumplimentación de formularios de inmigración y preparación de documentos, bajo la supervisión de abogados y representantes acreditados.
- Ayudar en el mantenimiento de los expedientes de los casos y de las hojas de cálculo de casos activos.
- Mantener una biblioteca de referencias jurídicas y materiales de formación.
- Ayudar en el proceso de incorporación de nuevos empleados.
- Participa en el desarrollo y la formación del personal.
- Otras tareas que se le asignen.
Conocimientos, habilidades y aptitudes requeridos:
- Dominio hablado y escrito del inglés y el español.
- Buena capacidad de traducción escrita.
- Bien organizada, extremadamente precisa, atenta a los detalles y fiable.
- Dominio de un entorno Windows/PC, Microsoft Excel, y capacidad para dominar rápidamente el uso del software y la base de datos de derecho de inmigración del IIBA.
- Experiencia interactuando con clientes de forma profesional y servicial.
- Compromiso de servicio y compasión por los problemas a los que se enfrenta la comunidad inmigrante de bajos ingresos.
- Se prefiere el conocimiento de las leyes y procedimientos de inmigración.
Cualificaciones:
- Estudios: Bachillerato. Preferiblemente estudios universitarios.
- Experiencia laboral: Al menos un año de experiencia previa en tareas administrativas.
- Se requiere dominio del español y del inglés
Salario/Beneficios:
En aras de la transparencia salarial, el rango salarial para este puesto es de 45 000 a 58 000 dólares. Si te contratan en IIBA, tu salario final se determinará en función de factores como tus habilidades, tu formación y/o tu experiencia, así como tu ubicación geográfica. Además de esos factores, creemos en la importancia de la igualdad salarial y tenemos en cuenta la equidad interna entre los miembros actuales de nuestro equipo a la hora de hacer cualquier oferta final. También ofrecemos un generoso paquete de prestaciones; más información a continuación.
El IIBA ofrece un generoso paquete de prestaciones de tipo cafetería, entre cuyos elementos se incluyen:
- Plan de jubilación 403(B) igualado por el empresario: hasta un 5% de aportación del empresario
- Seguros: Salud, dental, vida, visión, quiropráctica y acupuntura. Cuentas de reembolso antes de impuestos para gastos médicos y de dependencia.
- Cuenta de reembolso de transporte.
- Vacaciones: dos (2) semanas de vacaciones acumuladas al año con un aumento cada año.
- Baja por enfermedad, incluida la baja por enfermedad familiar retribuida
- Días festivos: 16 días festivos pagados al año
Se añaden días festivos adicionales al calendario festivo anual*
- Permiso parental retribuido
Ten en cuenta que:
Los nuevos empleados deben trabajar en la oficina 4 días a la semana durante los tres primeros meses de su empleo en el IIBA. Este periodo es crucial para la incorporación, formación e integración en la cultura del IIBA. Después del periodo inicial de tres meses, los nuevos empleados pueden optar a la transición a un horario de trabajo híbrido, sujeto a la aprobación de su supervisor, las necesidades de la oficina y de acuerdo con las políticas del IIBA.
Para presentar tu candidatura: envía una carta de presentación y tu currículum a iibayareahire@iibayarea.org. Por favor, incluye el título del puesto al que te presentas en el asunto del correo electrónico.
Para más información sobre el IIBA, consulta nuestra página web: www.iibayarea.org. Puesto abierto hasta que se cubra.
Esta descripción del puesto pretende describir la naturaleza general y el nivel del trabajo que realizan las personas asignadas a este puesto. No pretende incluir todas las obligaciones y responsabilidades. El orden en que se enumeran los deberes y responsabilidades no es significativo. Debido a la necesidad de seguir respondiendo a las necesidades de nuestros clientes y a las operaciones de nuestra Agencia, las responsabilidades pueden modificarse en cualquier momento.
El IIBA es una organización de servicios y empleadora sin ánimo de lucro y no discriminatoria. No discriminamos por motivos de raza, color, nacionalidad, religión, sexo, edad, orientación sexual o discapacidad. Las personas que reciben servicios en nuestros programas tienen derecho a no sufrir acoso ni represalias y a ajustes razonables en caso de discapacidad cualificada.