Título: Auxiliar Administrativo
Tiempo completo; No exento
Depende de: Auxiliares administrativos superiores
Localización: Redwood City
El Instituto de Inmigración del Área de la Bahía se fundó en 1918, y su misión es acoger, educar y servir a los inmigrantes, refugiados y sus familias cuando se incorporan a la comunidad y contribuyen a ella. El IIBA presta servicios jurídicos de inmigración, educación cívica y de inglés, y otros servicios en toda el Área de la Bahía, así como a través de sus esfuerzos de colaboración con proveedores de servicios locales y regionales. El IIBA ofrece un entorno de trabajo orientado al equipo, colegiado y colaborativo. Nos enorgullecemos de ofrecer un servicio excelente a nuestros clientes, y sabemos que nuestra organización funciona gracias al trabajo duro y la dedicación de nuestros apasionados empleados.
En el IIBA tenemos una visión clara: ser el lugar donde una mezcla diversa de personas con talento quieran venir, quedarse y hacer su mejor trabajo. La dedicación del IIBA a promover la diversidad, el multiculturalismo y la inclusión se refleja en el trabajo que realizamos. Estamos comprometidos con la equidad y creemos profundamente en el valor de la diversidad de raza, orientación sexual, identidad de género, religión, etnia, origen nacional y todas las demás maravillosas características que nos hacen humanos.
Resumen del puesto:
El objetivo principal del Asistente Administrativo es proporcionar apoyo administrativo al programa jurídico de inmigración del IIBA de Redwood City. El Asistente Administrativo garantizará el buen funcionamiento de la oficina y ayudará a mejorar los procedimientos y las operaciones diarias.
Responsabilidades del puesto:
- Responsable de las tareas de copia, archivo, correo, escaneado y cobro de tasas de la oficina, según se le asignen.
- Responder a las llamadas entrantes, recepción en persona; ayudar en las comunicaciones continuas con los clientes en persona, por teléfono y por correo.
- Participa en talleres de procesamiento en grupo.
- Responsable del correo, la introducción de datos y la programación de citas.
- Gestionar las operaciones de la oficina, incluyendo TI, ordenadores y equipos de comunicaciones, proveedores y consultores de TI, suministros y equipos, franqueo y procedimientos de correo.
- Realización de traducciones de documentos español/inglés, y coordinación entre el personal y los traductores voluntarios en relación con solicitudes de traducción de mayor envergadura.
- Gestiona la entrada de datos de los voluntarios en Salesforce.
- Proporcionar apoyo administrativo con recibos de honorarios y depósitos.
- Asistir con documentos legales, cumplimentación de formularios de inmigración y preparación de documentos, bajo la supervisión de abogados y representantes acreditados.
- Ayudar en el mantenimiento de los expedientes de los casos y de las hojas de cálculo de casos activos.
- Ayudar en el proceso de incorporación de nuevos empleados.
- Asiste a reuniones y retiros de personal presenciales y virtuales.
- Participa en el desarrollo y la formación del personal.
- Otras tareas que se le asignen.
Conocimientos, habilidades y aptitudes requeridos:
- Dominio hablado y escrito del inglés y el español.
- Capacidad para comunicarse de forma clara y concisa, tanto oralmente como por escrito.
- Buena capacidad de traducción escrita.
- Bien organizada, extremadamente precisa, atenta a los detalles y fiable.
- Capacidad para gestionar eficazmente múltiples proyectos, cumplir los plazos y cambiar las prioridades según sea necesario, y cumplir los compromisos.
- Dominio de un entorno Windows/PC, Microsoft Excel, y capacidad para dominar rápidamente el uso del software y la base de datos de derecho de inmigración del IIBA.
- Experiencia interactuando con clientes de forma profesional y servicial.
- Compromiso de servicio y compasión por los problemas a los que se enfrenta la comunidad inmigrante de bajos ingresos.
- Se prefiere el conocimiento de las leyes y procedimientos de inmigración.
Cualificaciones:
- Estudios: Bachillerato. Preferiblemente estudios universitarios.
- Experiencia laboral: Mínimo 1 año de experiencia administrativa previa.
- Se requiere dominio del español y del inglés
Salario:
En aras de la transparencia salarial, nos complace compartir que el salario base para este puesto es de 48.000 a 58.000 dólares, excluyendo las prestaciones complementarias y las posibles bonificaciones. Si eres contratado en el IIBA, la compensación final de tu salario base se determinará en función de factores como la ubicación geográfica, las aptitudes, la formación y/o la experiencia. Además de estos factores, creemos en la importancia de la equidad salarial y consideramos la equidad interna de los miembros actuales de nuestro equipo como parte de cualquier oferta final. Ten en cuenta que la horquilla mencionada anteriormente es la horquilla salarial base completa para el puesto. No sería habitual contratar al máximo de la horquilla para permitir un crecimiento salarial futuro y continuado. También ofrecemos un generoso paquete de prestaciones – información adicional más abajo.
El IIBA ofrece un generoso paquete de prestaciones de tipo cafetería, entre cuyos elementos se incluyen:
- Plan de jubilación 403(B) igualado por el empresario: hasta un 5% de aportación del empresario
- Seguros: Salud, dental, vida, visión, quiropráctica y acupuntura. Cuentas de reembolso antes de impuestos para gastos médicos y de dependencia.
- Cuenta de reembolso de transporte.
- Vacaciones: dos (2) semanas de vacaciones acumuladas al año con un aumento cada año.
- Baja por enfermedad, incluida la baja por enfermedad familiar retribuida
- Vacaciones: 15 Vacaciones pagadas al año
- Permiso parental retribuido
Nota: Este puesto ofrece actualmente un horario híbrido y requiere tres días a la semana en la oficina. El IIBA tiene derecho a realizar cambios en el horario de trabajo según sea necesario.
Los solicitantes de empleo en Estados Unidos deben tener una autorización de trabajo que no requiera actualmente ni en el futuro el patrocinio de un visado de autorización de empleo en Estados Unidos.
Cómo solicitarlo: Envía una carta de presentación y un currículum vitae a iibayareahire@iibayarea.org. Incluye el título del puesto que solicitas en el asunto del correo electrónico.
Para más información sobre el IIBA, consulta nuestra página web: www.iibayarea.org. Puesto abierto hasta que se cubra.
Esta descripción del puesto pretende describir la naturaleza general y el nivel del trabajo que realizan las personas asignadas a este puesto. No pretende incluir todas las obligaciones y responsabilidades. El orden en que se enumeran los deberes y responsabilidades no es significativo. Debido a la necesidad de seguir respondiendo a las necesidades de nuestros clientes y a las operaciones de nuestra Agencia, las responsabilidades pueden modificarse en cualquier momento.
El IIBA es una organización de servicios y empleadora sin ánimo de lucro y no discriminatoria. No discriminamos por motivos de raza, color, nacionalidad, religión, sexo, edad, orientación sexual o discapacidad. Las personas que reciben servicios en nuestros programas tienen derecho a no sufrir acoso ni represalias y a ajustes razonables en caso de discapacidad cualificada.