Título: Especialista en Gestión de Subvenciones y Cumplimiento
Depende de: Director de Subvenciones
Departamento y ubicación: San Francisco
Puesto a tiempo completo
El Instituto de Inmigración del Área de la Bahía se fundó en 1918, y su misión es acoger, educar y servir a los inmigrantes, refugiados y sus familias cuando se incorporan a la comunidad y contribuyen a ella. El IIBA presta servicios jurídicos de inmigración, educación cívica y de inglés, y otros servicios en toda el Área de la Bahía, así como a través de sus esfuerzos de colaboración con proveedores de servicios locales y regionales. El IIBA ofrece un entorno de trabajo orientado al equipo, colegiado y colaborativo. Nos enorgullecemos de ofrecer un servicio excelente a nuestros clientes, y sabemos que nuestra organización funciona gracias al trabajo duro y la dedicación de nuestros apasionados empleados.
En el IIBA tenemos una visión clara: ser el lugar donde una mezcla diversa de personas con talento quieran venir, quedarse y hacer su mejor trabajo. La dedicación del IIBA a promover la diversidad, el multiculturalismo y la inclusión se refleja en el trabajo que hacemos. Estamos comprometidos con la equidad y creemos profundamente en el valor de la diversidad de raza, orientación sexual, identidad de género, religión, etnia, origen nacional y todas las demás maravillosas características que nos hacen humanos.
Resumen del puesto
El Especialista en Gestión de Subvenciones y Cumplimiento apoya al Director de Subvenciones con los contratos y subvenciones del IIBA del Departamento de Servicios Sociales de California (CDSS), centrándose principalmente en la Financiación de Servicios de Inmigración (ISF) y el Centro de Red Regional (RNH). Esta función es responsable de garantizar la exactitud de los datos, la presentación puntual de todos los informes y el cumplimiento continuo de los requisitos de la subvención y el contrato en las siete oficinas del IIBA y las organizaciones subvencionadas.
Utilizando una gran atención al detalle y claras habilidades de comunicación, esta persona gestionará y limpiará los datos de clientes y programas, preparará informes internos y externos y proporcionará documentación oportuna al equipo de Finanzas y liderazgo. Este puesto ofrece la oportunidad de adquirir experiencia en múltiples modelos de subvención y de desarrollar aptitudes para la facilitación de reuniones, el apoyo técnico ligero y la coordinación interinstitucional.
Informes de Subvenciones y Cumplimiento
- Preparar y presentar los informes requeridos del programa de acuerdo con los plazos contractuales
- Realizar revisiones de control de calidad de los datos, la documentación y los entregables para garantizar la exactitud, la integridad y el cumplimiento de los requisitos de financiación.
- Apoyar las auditorías, las visitas de control y las revisiones de los centros manteniendo una documentación organizada, precisa y accesible.
- Asistir en el control de calidad de los datos y los planes de trabajo de rendimiento y apoyar la resolución de problemas que afecten al rendimiento del contrato de subvención
- Mantente informado sobre la normativa de subvenciones, los requisitos de información y las directrices de financiación
- Identificar y escalar los riesgos de cumplimiento o los problemas de información con soluciones recomendadas
Subconcesionario y coordinación interna
- Servir como punto de contacto principal para el personal del IIBA y los subdonatarios en relación con los requisitos de información, los resultados y los plazos.
- Rastrea las comunicaciones y los seguimientos de los subcesionarios para garantizar la presentación puntual de informes, planes de trabajo, cumplimiento y expectativas de entregables
- Coordinar las reuniones relacionadas con la subvención, incluida la programación, la logística, los materiales y el seguimiento.
- Proporcionar formación y apoyo técnico al personal del IIBA y a los subdonatarios sobre gestión de datos, requisitos de información y protocolos.
Gestión de datos y sistemas
- Dirige la recopilación, organización y mantenimiento de los datos del programa para apoyar la elaboración de informes internos y el seguimiento del rendimiento
- Crear, mantener y mejorar las herramientas de seguimiento de datos (hojas de cálculo, bases de datos, etc.) para agilizar los procesos de elaboración de informes y de cumplimiento normativo
- Garantizar que los sistemas de datos son precisos, están bien comentados y son accesibles para su revisión interna y/o externa
Seguimiento financiero e informes internos
- Colaborar con el Dpto. de Finanzas para conciliar los gastos de las subvenciones y garantizar la alineación con los presupuestos aprobados.
- Gestionar y hacer un seguimiento de la facturación de los subcesionarios para apoyar un desembolso preciso y puntual
- Desarrollar y mantener informes mensuales internos para Finanzas y la dirección para apoyar las tendencias, el control del rendimiento y la supervisión de las subvenciones.
Reuniones y apoyo general
- Asistir a las convocatorias, formaciones y reuniones necesarias para todos los programas de subvenciones asignados
- Mantener registros organizados de los acuerdos de subvención, adjudicaciones, documentos de seguros, facturación y requisitos de información.
- Apoya al equipo de subvenciones con proyectos adicionales según sea necesario
- Realizar otras tareas relacionadas asignadas por el supervisor
Cualificaciones
- Formación: Se prefiere un título de asociado o una licenciatura; se considerará una combinación equivalente de educación y experiencia laboral relevante.
- Experiencia laboral: Se prefiere un mínimo de 3 a 5 años de experiencia previa en coordinación de subvenciones, seguimiento de datos y/o elaboración de informes financieros.
- Experiencia y comodidad en el uso de Google Workspace, aplicaciones de Microsoft y Excel, incluidas funciones avanzadas
- Familiaridad con los servicios jurídicos de inmigración
- Excelente atención a los detalles
- Buena capacidad de comunicación
- Gran capacidad para trabajar tanto de forma independiente como en equipo.
- Compromiso con los valores y la misión del IIBA
- Capacidad para viajar dentro de California según sea necesario
Cualificaciones deseadas
- Familiaridad con cualquier CRM
- Familiaridad con Salesforce o capacidad demostrada para aprender nuevas aplicaciones/software
- Experiencia en el uso de tablas dinámicas, VLOOKUPs, validación de datos en Excel
Salario/Beneficios
En aras de la transparencia salarial, la escala salarial para Especialista en Gestión de Subvenciones y Cumplimiento es de 65.000 a 85.000 dólares. La colocación salarial dentro de la horquilla se basa en las cualificaciones, la experiencia, la equidad interna y los factores de mercado. Los candidatos con amplia experiencia jurídica en materia de inmigración pueden recibir una remuneración superior a la indicada.
El IIBA ofrece un generoso paquete de prestaciones de tipo cafetería, entre cuyos elementos se incluyen:
- Plan de jubilación 403(B) igualado por el empresario: hasta un 5% de aportación del empresario
- Seguros: Salud, dental, vida, visión, quiropráctica y acupuntura. Cuentas de reembolso antes de impuestos para gastos médicos y de dependencia.
- Cuenta de reembolso de transporte.
- Vacaciones: dos semanas (10 días) de vacaciones acumuladas al año con un aumento cada año.
- Baja por enfermedad, incluida la baja por enfermedad familiar retribuida
- Vacaciones: 15 Vacaciones pagadas al año, incluidas 2 vacaciones flotantes
- Permiso parental retribuido
- Con derecho a Permiso Sabático tras 5 años y 10 años de empleo continuado.
Los nuevos empleados deben trabajar en la oficina 4 días a la semana durante los tres primeros meses de su empleo en el IIBA. Este periodo es crucial para la incorporación, formación e integración en la cultura del IIBA. Después del periodo inicial de tres meses, los nuevos empleados pueden optar a la transición a un horario de trabajo híbrido, sujeto a la aprobación de su supervisor, las necesidades de la oficina y de acuerdo con las políticas del IIBA.
Los solicitantes de empleo en Estados Unidos deben tener una autorización de trabajo que no requiera actualmente ni en el futuro el patrocinio de un visado de autorización de empleo en Estados Unidos.
Para más información sobre el IIBA, consulta nuestro sitio web: www.iibayarea.org. Puesto abierto hasta cubrirse. Esta descripción pretende describir la naturaleza general y el nivel del trabajo que realizan las personas asignadas a este puesto. No pretende incluir todas las funciones y responsabilidades.
El orden en que se enumeran las obligaciones y responsabilidades no es significativo. Debido a la necesidad de seguir respondiendo a las necesidades de nuestros clientes y a las operaciones de nuestra Agencia, las responsabilidades pueden modificarse en cualquier momento.
El IIBA recluta, emplea, forma, compensa y promociona independientemente de su raza, religión, color, nacionalidad, sexo, discapacidad, edad, condición de veterano y otros estatus protegidos, tal y como exige la legislación aplicable. Las personas que reciben servicios en nuestros programas tienen derecho a estar libres de acoso, represalias y a ajustes razonables para discapacidades cualificadas.